TALLER DE PRACTICAPROFESIONAL CONTABLE

INTRODUCCIÓN

Concepto de contabilidad. Qué es Contabilidad y por qué la damos

Probablemente cada uno de ustedes ya haya tenido al menos un acercamiento mínimo a cuestiones vinculadas a esta materia: quizá alguna vez hayan determinado los ingresos y los egresos que tuvieron durante un período de tiempo y considerado la relación entre los mismos; posiblemente también hayan establecido cuánto tenían y cuánto debían en un momento dado, según algún comprobante comercial…

En tales ocasiones habrán realizado algún registro –aunque sea mental–, a los efectos de llevar el control y finalmente obtener información para poder decidir (por ejemplo, si podrían gastar o debían ahorrar, si necesitaban pedir dinero prestado o no, si les convenía seguir realizando cierta actividad o no, etc.)… En esto consiste básicamente la Contabilidad.

Asimismo, seguramente habrán oído que comerciantes y empresas emiten documentación comercial y la registran no solo porque necesitan controlar sus operaciones y tomar decisiones, sino también porque están obligados legalmente a hacerlo. En esto también auxilia la Contabilidad.

En consecuencia, podríamos conceptualizar la contabilidad como una disciplina o rama del conocimiento que, sobre la base del procesamiento de datos referidos a operaciones y otros hechos económicos, brinda información útil para la toma de decisiones sobre la situación patrimonial, económica y financiera de un ente, permitiendo, además, el control de este y el cumplimiento de determinadas exigencias legales.

• Patrimonial: Bienes, derechos y deudas.

• Económica: Ganancias y pérdidas, ingresos y gastos.

• Financiera: Fondos y capacidad para afrontar deudas o compromisos.

• ¿De dónde provienen los datos que se procesan?... De los documentos o comprobantes respaldatorios.

• ¿En dónde se procesan?... En los libros y demás registros contables; hoy día, con ayuda de la informática.

• ¿Cuál es el producto de este proceso?... Diferentes informes contables.

El sujeto de la contabilidad: el ente

La contabilidad se refiere siempre a un sujeto que, que por amplitud de formas, objetos y objetivos, denominamos simplemente ente.

En general, ente es todo lo que es, existe o puede existir. Pero, en contabilidad, este término alude a una persona física o jurídica, o a un grupo de ellas, que, mediante la utilización de bienes económicos en un objeto determinado, persigue el logro de cierto objetivo, diferenciándose de su o de sus propietarios, asociados o integrantes.

·     Persona: es todo ente suceptible de adquirir derechos y contraer obligaciones (Cód.Civil).
      Persona física o de existencia visible : es el ser humano individualemente considerado.
     Persona de existencia jurídica : aquellas que no son personas de existencia visible, sinó que  resultan una creación (ficción) de la ley : Ej. un club deportivo, una sociedad comercial, una sociedad civil, el Estado , la Iglesia, etc.
    Una persona física y una persona jurídica pueden participar en la propiedad de uno o varios entes. Sin embargo, todos estos serán entes distintos entre sí –no se confundirán con sus propietarios-, tendrán un patrimonio particular y cada uno deberá llevar una contabilidad separada.                                                  

·       Bienes económicos: Son los recursos materiales (dinero, mercaderías, maquinarias, etc.) e inmateriales (derechos, patentes de invención, marcas, etc.) con que cuenta el ente para operar. Para ser reconocidos por el sistema contable, deben tener valor económico susceptible de ser medido objetivamente (es decir, expresable en términos pecuniarios –en dinero-) y ser de propiedad o estar en tenencia del ente, pudiendo controlar los beneficios que generan.

·       Objeto: Representa la actividad que desarrolla el ente para alcanzar su objetivo. P. ej.:

o     De producción o industrial: Extracción o elaboración de bienes, que se venden en un estado distinto al inicial. P. ej.: actividad agropecuaria, minera, fabril (dulcería, panadería, constructora…), etc.

o     Comercial: Compra y venta de bienes en el mismo estado. P. ej.: supermercado, farmacia, librería…

o     De servicios: Generación de actividades que son en sí mismas el producto ofrecido a la venta. P. ej: servicios de limpieza, de gestoría, jurídicos, contables, etc.

o     Otros: Fines culturales, religiosos, asistenciales, deportivos, de beneficencia, etc.

·       Objetivo: Es el propósito o fin perseguido por el ente.

o     Ente con fines de lucro: Procura obtener ganancias para sus propietarios y maximizarlas. P. ej.: Cualquier empresa.

o     Ente sin fines de lucro: No fue creado para distribuir ganancias entre sus propietarios o asociados, sino para atender el bien común o de la sociedad de la que forma parte. P. ej.: Una fundación, los Bomberos Voluntarios, una institución religiosa, un club, un museo, etc.

El ente puede definirse también como una persona física o jurídica, o un grupo de ellas, que posee un patrimonio destinado al logro de ciertos fines.

·       Patrimonio: Es el conjunto de bienes (dinero, mercaderías, muebles, etc.), derechos (créditos a favor) y obligaciones del ente, expresados todos en una unidad de medida (en dinero). Es este un elemento necesario para la consecución de los fines del ente, sean de lucro o no.

Organización, empresa y contabilidad

El concepto de ente conduce al de organización, y este al de empresa.

Una organización es un conjunto de personas que, con pautas comunes, utilizan recursos materiales para alcanzar un determinado fin. Son ejemplos de organizaciones: una familia, una escuela, un club, una empresa, un Estado…

La contabilidad forma parte del sistema de información de las organizaciones (con o sin fines de lucro). Por eso también puede ser definida como un sistema o subsistema de información sobre la situación patrimonial, económica y financiera de las organizaciones. Tal información puede ser histórica (del pasado), concomitante (del presente) o prospectiva (del futuro).

Entre las distintas organizaciones, encontramos un tipo especial, que es la empresa. Esta se dedica a la producción o al intercambio de bienes o servicios, persiguiendo fines de lucro. También puede definírsela como el ente que realiza alguna actividad de índole económica con el ánimo de obtener un lucro. Según la cantidad de dueños que tenga, será unipersonal (un propietario) o bien pluripersonal o societaria (dos o más propietarios o socios).

La secuencia normal de operaciones de una empresa (industrial) constituye lo que se denomina ciclo operativo, el cual puede simplificarse así: (1) comprar materias primas; (2) transformar las materias primas y producir nuevos bienes (fase no presente en la empresa comercial); (3) vender los bienes producidos; (4) cobrar las ventas efectuadas; (5) pagar las compras efectuadas.

Para cumplir con su ciclo operativo, toda empresa requiere recursos. Dentro de ellos es posible distinguir a los bienes (materiales e inmateriales) y los recursos humanos (plantel directivo y laboral).

La contabilidad, como disciplina, se ocupa especialmente de la empresa.

Acto de comercio, comerciante, compraventa, rebajas y recargos

Acto de comercio  según nuestro Código de Comercio (art. 8), son actos de comercio, de modo principal, aquellos mediante los cuales se adquieren o se producen bienes para su venta posterior con el fin de obtener un beneficio, así como las operaciones de los bancos, comisionistas, transportadores, compañías de seguros, sociedades anónimas, todas las relativas al comercio marítimo, y las realizadas sobre pagarés, cheques y otros documentos, fianzas, prendas y otros accesorios de una operación comercial.                                        

Las características fundamentales de un acto de comercio son tres: (1) a título oneroso (no gratuitos), (2) referidos a cosas muebles o derechos sobre estas (incluidos los documentos comerciales), y (3) propósito de lucro (intención de obtener una ganancia o beneficio).

Ejemplos: Una empresa adquiere mercaderías para revender; un banco otorga un préstamo a una sociedad anónima; un transportista acarrea mercaderías de una fábrica a un comercio; un comerciante endosa un pagaré a otro; una aseguradora otorga una póliza de seguro a una empresa, un astillero construye un buque a pedido de una compañía de transporte marítimo…

Comerciante

El Código de Comercio (art. 1) declara comerciantes a todos los individuos que, teniendo capacidad legal para contratar, ejercen por cuenta propia actos de comercio y hacen de ello una profesión habitual.

Entonces, hay tres requisitos legales para ser comerciante:

1.    Tener capacidad legal para contratar (tener dieciocho años o más).

2.    Ejercer por cuenta propia actos de comercio (a su nombre, bajo su responsabilidad y en beneficio propio).

3.    Hacer de los actos de comercio una profesión habitual (regular y frecuente, como un medio de vida).

El comerciante está obligado a registrar contablemente sus operaciones. Los registros deben complementarse con la documentación respectiva. (Art. 44, Cód. Com.).

Compraventa

En toda operación de compraventa intervienen como mínimo dos personas:

•         Vendedor: Es quien hace entrega de un bien a otra persona.

•         Comprador: Es quien recibe el bien, pasando a ser el nuevo propietario.

Se denomina compraventa mercantil si el comprador realiza la operación para revender la cosa comprada o para alquilar su uso.

•       Rebaja: Se resta del precio. Puede ser:

○  Descuento (o descuento financiero): Es una rebaja relacionada con la forma de pago; se puede presentar en la compraventa al contado (pago con dinero en efectivo o con cheque).

○  Bonificación (o descuento comercial): Es una rebaja no relacionada con la forma de pago, sino con la cantidad comprada, atenciones a clientes conocidos, fallas en los productos, productos fuera de moda o de estación, u otros motivos.

•       Recargo: Se suma al precio.

•       Interés: Es un recargo por pago a plazos; se puede presentar solamente en la compraventa a crédito, sea esta en cuenta corriente o documentada.

Actividad económica y contabilidad

A diario, los seres humanos tenemos que satisfacer distintas necesidades. Algunas de ellas son básicas para la vida desde los orígenes mismos de la humanidad: alimentación, vestimenta y vivienda (necesidades primarias), mientras que otras mejoran nuestra calidad de vida y son inherentes a la evolución y civilización: actividades educativas, culturales, artísticas, deportivas, sociales, etc. (necesidades secundarias).

Para satisfacer las múltiples e inagotables necesidades, debemos disponer de medios o recursos. Algunos son superabundantes y gratuitos, como el aire, la luz solar, el agua de lluvia, etc. (recursos no económicos), pero varios otros son escasos (medios o recursos económicos). La obtención de estos últimos requiere, por ende, algún tipo de esfuerzo (trabajo), determinándose así la actividad económica.

Entonces, la actividad económica supone decidir qué necesidades humanas satisfacer con los recursos limitados disponibles y consiste en obtener estos últimos. Tales recursos pueden ser bienes (objetos: alimentos, ropa, viviendas y otros edificios, vehículos, ropa, electrodomésticos, útiles escolares, joyas, etc.) o servicios (actos humanos: educación, atención de la salud, seguridad, transporte, viajes, etc.)

En la sociedad actual (capitalista), en la cual trabajamos para obtener un ingreso y con él adquirir distintos bienes y servicios, el circuito económico consta de tres instancias diferenciadas: producción (extracción o elaboración), comercialización (distribución, venta) y consumo (utilización) de bienes y servicios.

¿Qué función desempeña la contabilidad respecto de la actividad económica?... La contabilidad capta datos sobre elementos y hechos concernientes a la actividad económica de los entes, los procesa y proporciona información útil para la toma de decisiones.

Usualmente la contabilidad es caracterizada como el lenguaje de los negocios.

Unidad didáctica n.º 1: REVISIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

Algunos autores los definen simplemente como «toda adquisición a título oneroso de una cosa mueble o de un derecho sobre ella, para lucrar con su enajenación, bien sea en el mismo estado que se adquirió o después de darle otra forma de mayor o menor valor».                                                                              

Concepto. Funciones. Conservación. Forma de emisión

Documentos comerciales: Concepto. Funciones. Conservación. Forma de emisión

Son los comprobantes o constancias escritas de las operaciones mercantiles efectuadas por el ente.

Sus funciones son: · Base para la registración contable (función contable), · medio de prueba escrito de los hechos económicos que respaldan (función jurídica), · elemento de control, individualizando las partes intervinientes y estableciendo responsabilidades (función de control), y · cumplimiento de las exigencias tributarias, laborales y previsionales (función fiscal).

Se deben conservar por el término de diez años desde su emisión.

Se emiten mínimamente por duplicado. Quien los emite conserva el duplicado y entrega a la otra persona interviniente el original.

Tipos y significado

Documentación utilizada en la operación de compraventa

    ·    Orden de compra o nota de pedido : sirve para solicitar mercaderías al vendedor. La emite el comprador..

o      Original: recibimos un pedido de mercaderías de un cliente.

o      Duplicado: hicimos un pedido de mercaderías a un proveedor.

o      No se registra porque expresa solo la intención de comprar.

·    Nota de venta: Es la respuesta a una orden de compra; la emite el vendedor, quien acepta el pedido. Puede obviarse
o      Original: Un proveedor respondió nuestra orden de compra.

o      Duplicado: Respondimos la orden de compra que nos entregó un cliente.

o      No se registra porque expresa solo la intención de vender.

    ·       Remito: Acompaña la mercadería en su viaje y permite el control de la misma; lo emite el   vendedor, para quien sirve como constancia de la entrega de los bienes.

o      Original: Recibimos mercaderías de un proveedor.

o      Duplicado: Enviamos mercaderías a un cliente.

o      Triplicado: Para el transportista.

o      No se registra; usualmente no indica el precio de las mercaderías.

·       Factura: Es la constancia de una compraventa; la emite el vendedor.

o      Original: Compramos (prueba la compra de mercaderías u otros bienes).

o      Duplicado: Vendimos (prueba la venta de mercaderías u otros bienes).

o      Se registra.

·       Nota de débito: Comunica un aumento de la deuda del comprador para con el vendedor (proveedor). Puede ser por error en menos en la facturación, gastos, fletes, intereses, etc., a cargo del comprador (debidos por este al proveedor o vendedor). La emite el vendedor.

o      Original: Le debemos más al proveedor por el concepto que se indica en la nota.

o      Duplicado: Nuestro cliente nos debe más por el concepto indicado en la nota.

o      Se registra.

·       Nota de crédito: Comunica una disminución de la deuda del comprador para con el vendedor (proveedor). Puede ser por error en más en la facturación, descuentos y bonificaciones, devolución de mercaderías, etc. La emite el vendedor.

o      Original: Le debemos menos al proveedor por el concepto indicado en la nota.

o      Duplicado: Nuestro cliente nos debe menos por el concepto indicado en la nota.

o      Se registra.

·       Resumen de cuenta: El vendedor o proveedor informa al comprador o cliente el detalle de las operaciones realizadas durante cierto período y el saldo de la cuenta corriente (deuda del comprador para con el vendedor) a una fecha determinada.

o      Original: Lo recibimos de nuestro proveedor.

o      Duplicado: Entregamos el original al cliente y nos cuidamos el duplicado.

o      No se registra, aunque podría motivar ciertos ajustes contables.

Documentación utilizada para los pagos y cobros

·       Pagaré: Es una promesa escrita de pago. Da lugar a un derecho documentado (si lo recibimos) o a una deuda documentada (si lo firmamos y entregamos), que serán pagados: · en una fecha futura determinada, · al cabo de un período o · a la vista (cuando sea presentado).

o      Cuerpo: Si tenemos el cuerpo de un pagaré, un cliente o un deudor documentó su deuda para con nosotros; tenemos un documento a cobrar (un derecho de cobro).

o      Talón: Es la parte del pagaré que queda en nuestro talonario de pagarés cuando entregamos el cuerpo del mismo al proveedor a acreedor. Indica que tenemos una deuda documentada (una obligación a pagar).

o      Se registra. (Puede ir acompañado de un recibo).

o      Endoso: Quien recibe un pagaré (beneficiario) puede firmar al dorso del mismo y transferírselo a otra persona. (Solo firma al dorso, con aclaración y DNI o CUIT: endoso en blanco. Fecha, datos personales del nuevo tenedor, firma con aclaración y DNI o CUIT al dorso: endoso completo).

o      Aval: Garantía de que un pagaré será pagado. El avalista se obliga a garantizar el pago del documento.
o      Protesto: Acto por el que se deja constancia de que un pagaré no ha sido pagado; se hace ante escribano público. Si se trata de un pagaré sin protesto (o sea, si contiene esa cláusula), el beneficiario o tenedor puede iniciar juicio de cobro sin realizar el protesto.

·       Cheque: Orden de pago librada (emitida) contra un banco en el que tenemos fondos suficientes en una cuenta corriente o autorización para girar en descubierto. Sirve para realizar pagos y retirar dinero de la cuenta corriente bancaria.

o      Cheque común, al día o corriente: Debe ser presentado en el banco y cobrado dentro de los 30 días de emitido. Se asimila al efectivo, por lo que lo suele considerar caja (efectivo en la empresa).

o      Cheque de pago diferido: El pago del mismo se posterga (difiere) por entre 1 y 360 días; una vez transcurrido ese plazo, hay 30 días para presentarlo al cobro ante el Banco.

o      Partes del cheque:

§      Cuerpo: Si lo tenemos, un cliente o un tercero nos lo entregó para pagarnos; si lo cobramos, tendremos más efectivo. Se puede depositar en cuenta corriente o en caja de ahorro; esto hará aumentar el saldo de la misma. Puede ir acompañado de un talón de cobro (quien se presenta a cobrar el cheque en ventanilla conserva este talón y entrega al cajero el cuerpo del documento).

§      Talón fijo del cheque: Puede o no estar. Si está, queda en nuestra chequera. Indica que entregamos un cheque a una persona (proveedor o acreedor) para pagarle, lo que nos disminuirá el saldo de la cuenta corriente bancaria. Las chequeras suelen tener hojas especiales donde se anotan los depósitos efectuados y los cheques emitidos; esas hojas cumplen una función similar al talón fijo.

o      Se registra. (Suele ir acompañado de un recibo).

·       Recibo: Constancia de un cobro/pago; lo emite quien recibe el dinero, es decir, quien cobra. Constancia de la recepción de efectivo, cheques, pagarés, mercaderías.

o      Original: Hicimos un pago.

o      Duplicado: Cobramos.

o      Se registra.

Documentación utilizada en las operaciones bancarias

·       Boleta de depósito: Se emplea para efectuar un depósito en el banco en una cuenta corriente o en una caja de ahorro. La rellena el titular de la cuenta bancaria o el depositante (boleta de depósito). Sellada y firmada por el cajero del banco, prueba la realización del depósito.

o      Original o cuerpo: La presentamos en el banco para depositar.

o      Duplicado o talón: Hicimos un depósito en el banco. Aumenta el saldo de la cuenta por el depósito.

o      Se registra.

La nota de crédito bancaria cumple la misma función. Hoy día también se registran los comprobantes expedidos por los cajeros automáticos.

·       Nota de débito bancaria: El banco se la envía a su cliente (titular de la cuenta bancaria) para indicarle que el saldo de la cuenta disminuyó por gastos bancarios, comisiones, pago de servicios e impuestos...

o      Original: Nos la envía el banco. Tenemos menos en la cuenta bancaria puesto que el banco nos descontó el importe de servicios, intereses cedidos, impuestos, etc.

o      Duplicado: Lo conserva el banco.

o      Se registra.

o      Algunos bancos no la emiten por separado, sino que la comunican en el resumen bancario; en tales casos, la registración contable se hace sobre la base de dicho resumen.

·       Resumen o extracto bancario: Lo emite el banco para informarle a su cliente (titular de la cuenta corriente o caja de ahorro) qué operaciones bancarias se hicieron durante cierto período y el saldo de la cuenta bancaria a una fecha determinada.

o      Original: Nos lo envía el banco.

o      Duplicado: Lo conserva el banco.

o      Registración contable: Puede dar lugar a reconocimiento de depósitos no contabilizados, cheques rechazados, gastos bancarios y otros ajustes contables.

·       Certificado de depósito a plazo fijo: Prueba la colocación de dinero en un banco por un plazo determinado, para obtener un interés.

o      Se registra.

Otros comprobantes

• En ciertos casos, los comprobantes no consisten en formularios estándares (tales como las facturas, los remitos, etc.), sino que asumen otras formas. Verbigracia:
  ·       Comprobantes internos: El ente puede manejar diferentes comprobantes de uso interno, según su requerimiento y conveniencia.
  ·       Minutas contables: Anotaciones escritas sobre alguna situación o hecho, sobre todo cuando no existen documentos específicos para ello; p. ej.: cálculo del costo de las mercaderías vendidas, resumen de un contrato extenso, planteo de ajustes, etc.
  ·       Contratos: Acuerdos de voluntades que reglan derechos y obligaciones; p. ej., locación de obras, locación de servicios, etc.
  ·       Boletos de compraventa (consistentes en compromisos de compraventa) y escrituras (utilizadas para transferencias de inmuebles).
  ·       Actas de las reuniones de socios o de las asambleas de accionistas: Dejan constancia de aquello que deciden los socios o accionistas.  

Unidad didáctica n.º 2: LIBROS DE COMERCIO

Libros de comercio, mercantiles o de contabilidad, o registros contables

Son aquellos donde se llevan a cabo las diversas registraciones contables.

Sirven: (a) como constancia escrita de los actos de la empresa, (b) como registro de la composición y variación del patrimonio, (c) para transcribir los estados contables (informes sintéticos que prepara la contabilidad) y (d) permitir el cumplimiento de obligaciones fiscales.

Tienen que estar, es decir, se los debe llevar: (a) encuadernados (hojas fijas, no sueltas), (b) foliados (cada hoja numerada) y (c) rubricados (habilitados por el Juez de Comercio, con nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del número de hojas que contenga).

Respecto de la forma de registrar en ellos, está prohibido: alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones; dejar blancos o huecos; hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas (las equivocaciones y omisiones se salvan por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierte la omisión o el error); tachar asientos; mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.

De no respetarse lo anterior, los libros pierden valor en juicio en favor del comerciante a quien pertenecen, siendo esa la principal ventaja de llevarlos correctamente.

Deben conservarse por diez años desde el cese del negocio, junto con la documentación respaldatoria.

(Arts. 43 a 67, Cód. Com.).

Para que las sociedades comerciales puedan llevarlos por medios mecánicos, electrónicos u otros e imprimirlos en hojas móviles (luego encarpetadas -cosidas o pegadas- y foliadas) o incluso almacenarlos en medios como discos ópticos o cedés no regrabables sin imprimirlos, se requiere dictamen o informe de contador público y autorización de la autoridad de contralor (Dirección de Inspección de Personas Jurídicas / Registro Público de Comercio). (Art. 61, Ley 19 550).

Libros obligatorios o indispensables

El Código de Comercio establece como libros obligatorios o indispensables: (1) el Diario y (2) el de Inventarios y balances.

·       Diario : En él se registran las operaciones mediante asientos en forma cronológica y en el orden en que van ocurriendo (día a día o mensualmente -mediante asientos resúmenes-).

§         Asientos simples: Intervienen dos cuentas. Una con importe en el debe y otra, en el haber.

§         Asientos compuestos: Intervienen más de dos cuentas.

·       Inventarios y balances : Se inicia con la composición y valoración detallada del patrimonio de la empresa (inventario inicial). Posteriormente básicamente se anotan los inventarios de cierre (composición y valoración detallada del patrimonio al cabo de un período) y se transcriben los estados contables. Es el único que actualmente no puede ser llevado por medios mecánicos, electrónicos u otros (debe estar encuadernado, foliado y rubricado).

Libros no obligatorios

El sistema contable los emplea para un mejor funcionamiento, pero no son exigidos particularmente por el Código de Comercio. La empresa puede tener tantos como desee y le sean convenientes o como sean necesarios para determinadas actividades.

Cabe destacar que, si bien el Código de Comercio prevé las formalidades de encuadernación, foliación y rúbrica especialmente para los libros indispensables, extiende las prohibiciones detalladas a los libros auxiliares.

Un libro no obligatorio, pero de considerable importancia, es el Mayor.

·       Mayor : Registro sistemático que tiene habilitada una hoja o una ficha para cada cuenta, donde figuran los elementos de la misma (nombre, fecha, detalle, debe, haber y saldo) y que se realiza a partir de las registraciones (asientos) del libro Diario. Tiene por finalidad mostrar los movimientos y el saldo de cada una de las cuentas utilizadas en el libro Diario.

Los aplicativos contables han automatizado los «pases» al mayor y la posterior preparación del balance de comprobación de sumas y saldos.

Secuencia de utilización de los libros de contabilidad

Libros principales y libros auxiliares

Los libros principales, dado su contenido global y sintético (nuclean toda la información contable relevante, en forma resumida), son el Diario, el Mayor y el de Inventarios y balances.

Los restantes se consideran auxiliares; poseen contenido parcial –se refieren a determinados temas solamente- y detallado; ejemplo: Subdiario de ventas, libro Bancos, Submayor de clientes, etc.

Unidad didáctica n.º 3: PATRIMONIO Y RESULTADOS

Patrimonio: Concepto

 Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de un ente, expresados todos en una unidad de medida  (en dinero).

Elementos del patrimonio

    Activo (A): Conjunto de bienes y derechos de propiedad del ente. Agrupa los bienes económicos (recursos) con que cuenta el ente para operar.

Para nuestras normas contables, un ente tiene un activo cuando, debido a un hecho ya ocurrido, controla los beneficios económicos que produce un bien (material o inmaterial con valor de cambio o de uso).

Componen el activo: el dinero en caja y en bancos, las inversiones, los créditos o cuentas a cobrar, los bienes de cambio (materias primas, materiales, mercaderías, productos en proceso y terminados, etc.), los bienes de uso (muebles, vehículos, inmuebles, instalaciones, etc.), los activos intangibles (marcas, derechos de autor, patentes de invención, etc.), entre otros

       Pasivo (P): Conjunto de deudas del ente para con terceros. Son los derechos de estos contra el ente por los recursos que le han suministrado, por lo que también se denomina capital ajeno o de terceros.

Para nuestras normas contables, un ente tiene un pasivo cuando, debido a un hecho ya ocurrido, está obligado a entregar activos o a prestar servicios a otra persona (física o jurídica), siendo la cancelación de la obligación ineludible o altamente probable y debiendo efectuarse en una fecha determinada o determinable o ante la ocurrencia de cierto hecho o a requerimiento del acreedor.

Los pasivos pueden ser: comerciales (deudas con proveedores de bienes de cambio), préstamos (obligaciones para con prestamistas, instituciones bancarias, crediticias, etc.), deudas por remuneraciones y cargas sociales (con empleados y organismos previsionales), cargas fiscales (deudas
con el Fisco, por tributos), anticipos de clientes, dividendos a pagar (deudas con los accionistas –socios- por la retribución de su aporte), otras deudas ciertas y contingentes (futuras, probables).

1.     Patrimonio neto (PN): Es la diferencia ente el activo y el pasivo (PN = A – P), es decir, lo que queda del activo luego de sustraer los importes adeudados a terceros, o la parte del activo que pertenece a los propietarios. Está compuesto por el capital (aportes de los propietarios) y por los resultados acumulados. Recibe el nombre de capital propio.

Resultados

Los resultados son las modificaciones cuantitativas (aumentos o disminuciones) del patrimonio neto al cabo de una operación (u otro hecho económico), un grupo de operaciones (u otros hechos económicos) o un período de tiempo, no imputables a operaciones del ente con los propietarios (aportes y retiros).

1.      Resultados positivos (RP): Son aumentos del patrimonio neto.

Pueden clasificarse en:

1.1.   Ingresos: Son los aumentos del patrimonio neto originados en la actividad principal del ente. P. ej.: venta de mercaderías, crecimiento de un cultivo, alquiler de un local, etc. No son sinónimo de entrada de dinero; v. g., una venta es un ingreso por más que se haya efectuado a crédito.

1.2.   Ganancias: Son los aumentos del patrimonio neto originados en operaciones secundarias o accesorias o en otros hechos, y no tienen gastos asociados. P. ej.: un premio obtenido, donaciones recibidas, aumento de valor de un bien por causas del mercado, etc.

1.      Resultados negativos (RN): Son disminuciones del patrimonio neto.

Pueden clasificarse en:

1.1.   Gastos: Son las disminuciones del PN relacionadas con los ingresos. P. ej.: el costo de las mercaderías vendidas, el alquiler del local de ventas, el papel consumido en la administración, etc.

1.2.   Pérdidas: Son las disminuciones del patrimonio neto originadas en operaciones secundarias o accesorias o en otros hechos, y no están acompañadas por ingresos. P. ej.: hurto de mercaderías, incendio de un edificio, indemnizaciones a terceros, etc.

Las operaciones del ente habitualmente generan ingresos y gastos, y los hechos del contexto o externos (la inflación, los fenómenos meteorológicos, los gustos y las preferencias…) usualmente provocan ganancias y pérdidas.

La diferencia entre los resultados positivos y los resultados negativos de todo un período (p. ej., un mes, un trimestre, un año o un par de años) se denomina resultado del período, y se determina al final de este.

Como de todos los resultados positivos se detraen (restan) todos los resultados negativos correspondientes a dicho término de tiempo, se habla de resultado neto, el cual puede ser ganancia neta (si los resultados positivos superan en monto a los negativos) o bien pérdida neta (si los resultados negativos superan en monto a los positivos). También podría darse el caso de que los resultados positivos importaran lo mismo que los negativos, en cuyo caso no habría ni ganancia neta ni pérdida neta.

La ganancia neta implica un aumento final del patrimonio neto, es decir que, al cabo del período considerado, aquel habrá crecido cuantitativamente. En cambio, la pérdida neta supone una disminución final del patrimonio neto, es decir que, al cabo del período considerado, el mismo habrá decrecido cuantitativamente.

Resultados positivos > Resultados negativos Þ Ganancia neta Þ Crecimiento del patrimonio neto.

Resultados positivos < Resultados negativos Þ Pérdida neta Þ Decrecimiento del patrimonio neto.

Resultados positivos = Resultados negativos Þ El patrimonio neto no varía finalmente en cantidad.

Ecuaciones (igualdades) patrimoniales o contables

Se trata de fórmulas matemáticas sencillas utilizadas para determinar el equilibrio entre los elementos patrimoniales y los resultados.

Varios autores sostienen que, no habiendo incógnitas o valores desconocidos, en lugar de ecuaciones patrimoniales, debemos hablar de igualdades patrimoniales.

Básica o estática

PN = A – P Û A = P + PN



Se denomina estática porque representa los elementos del patrimonio del ente en un momento determinado, como si fuera una fotografía.

El patrimonio neto en el preciso instante en que el ente inicia su vida está compuesto por capital solamente (aportes de los propietarios o asociados), pues aún no se han generado resultados; por eso: PN al inicio = C. Algunos autores solo se refieren a la ecuación patrimonial estática como A = P + C.

Ningún activo puede existir sin derechos de propiedad sobre él: tales derechos corresponden o a terceros o a los propietarios del ente, por eso podemos decir que A = P + PN.

El activo recibe el nombre genérico de inversión. El segundo miembro de esta igualdad se denomina financiamiento, y se compone de financiamiento ajeno (pasivo) y propio (patrimonio neto).

Veamos un ejemplo: Si una empresa unipersonal comienza sus actividades solamente con un inmueble valuado en $ 200 000 que el dueño afectó, adeudando del mismo $ 50 000 (al constructor), entonces el activo del ente es de $ 200 000, mientras que su pasivo asciende a $ 50 000 y su patrimonio neto, a $ 150 000. Por ende: $ 200 000 (activo, el inmueble) = $ 50 000 (pasivo, deuda para con el constructor del inmueble) + $ 150 000 (patrimonio neto, capital colocado por el propietario en el negocio).

Dinámica

A + RN = P + C + RP

Una vez que el ente inicia su existencia experimenta resultados por las transacciones que realiza y por otros hechos económicos; entonces: PN = C + R. Esos resultados pueden ser positivos (aumentos del patrimonio neto) o negativos (disminuciones del patrimonio neto); así: R = RP – RN, y PN = C + RP – RN.

Si reemplazamos en la ecuación básica PN por esta última expresión, tenemos: A = P + C + RP – RN. Y si pasamos al primer miembro los resultados negativos, la igualdad queda como sigue: A + RN = P + C + RP.

El primer miembro de la expresión obtenida se llama aplicación o destino de los fondos, mientras que el segundo recibe el nombre de origen de los fondos. Esto no es caprichoso: los fondos con que cuenta el ente son suministrados por terceros (pasivo) y por los propietarios (capital) y también son generados u obtenidos por el mismo ente (resultados positivos: ingresos y ganancias). Estos fondos son destinados por el ente a tener recursos (activos) y a cubrir gastos y pérdidas (resultados negativos).

Supongamos que, en el primer año de existencia, una empresa recibió de sus propietarios aportes de capital por $ 100 000, que terceros le prestaron dinero y le suministraron bienes y servicios por $ 50 000, y que la misma logró ingresos por la venta de mercaderías por $ 750 000. Esa empresa cuenta, entonces, con fondos por un total de $ 900 000.

Imaginemos ahora que el mismo ente tiene bienes y derechos por $ 500 000 e incurrió en gastos (sueldos, impuestos, etc.) por $ 400 000 durante el mismo año...

¿Qué quiere decir esto?... Quiere decir que, de los fondos por $ 900 000, el ente ha destinado $ 500 000 a recursos y $ 400 000 a soportar gastos; o, lo que es lo mismo, que puede tener recursos por $ 500 000 y cubrir gastos por $ 400 000 gracias a los fondos proporcionados por terceros y propietarios y autogenerados durante el año por un total de $ 900 000.

A diferencia de la estática –referida a un momento o fecha-, la ecuación dinámica se refiere a un período de tiempo –un mes, un año, etc.-. Ambas se mantienen siempre en equilibrio (no se pierde la igualdad).

Unidad didáctica n.º 4: CUENTAS

Cuenta: Concepto

Es la herramienta que emplea la contabilidad para representar el patrimonio y sus variaciones, permitiendo agrupar elementos homogéneos o con la misma función y hechos del mismo tipo.

El concepto de cuenta es básico en nuestra disciplina, a tal punto que da origen a su nombre.

Plan de cuentas

Es el listado sistemáticamente organizado de todas las cuentas que se emplean en la contabilidad de la empresa.

Cada empresa prepara su propio plan según sus necesidades y deberes de información, y lo adecua a medida que se presentan cambios.

Manual de cuentas

Es el instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y créditos, qué representa su saldo, y otros datos que sirven para el funcionamiento del sistema de información contable del ente.

Al igual que el plan de cuentas, cada ente elabora su propio manual.

Representación de la cuenta

Hay varias formas de representar la cuenta; veremos dos de las más comunes: la T y la ficha.

T:

Debe	Nombre				Haber
Suma deudora		Suma acreedora
Saldo deudor

Ficha de tres columnas:

Nombre
Fecha	Detalle	Debe	Haber	Saldo

Ficha de cuatro columnas:

Nombre
Fecha	Detalle	Debe	Haber	Saldo deudor	Saldo acreedor

Elementos de la cuenta

1.      Nombre: Denominación representativa del contenido.

2.      Fecha: De la operación o hecho en que la cuenta interviene.

3.      Detalle de dicha operación o hecho.

4.      Parte numérica: Importes.

4.1.   Debe: Columna de la izquierda.

4.1.1.      Débito: Cada una de las anotaciones en el debe.

4.1.2.      Debitar: Hacer una anotación en el debe.

4.2.   Haber: Columna de la derecha.

4.2.1.      Crédito: Cada una de las anotaciones en el haber.

4.2.2.      Acreditar: Hacer una anotación en el haber.

4.3.   Saldo: Diferencia entre el debe y el haber. Puede ser:

4.3.1.  Saldo deudor: El total del debe es mayor que el del haber.

4.3.2.  Saldo acreedor: El total del debe es menor que el del haber.

4.3.3.  Saldo nulo (cuenta saldada): El total del debe es igual al del haber; el saldo es cero.

Clasificación según su naturaleza

1.      Cuentas patrimoniales:

1.1.   De activo (bienes y derechos de la empresa).

1.2.   De pasivo (deudas contraídas por la empresa).

1.3.   De patrimonio neto (capital y resultados acumulados).

2.      Cuentas de resultados:

2.1.   De resultados positivos (ingresos y ganancias).

2.2.   De resultados negativos (gastos y pérdidas)

Las clases de cuentas, sus movimientos y sus saldos

         Cuentas patrimoniales:

·       Las cuentas de activo se debitan cuando aumentan y se acreditan cuando disminuyen; tienen saldo deudor o están saldadas.

·       Las cuentas de pasivo y de patrimonio neto cuando disminuyen se debitan y cuando aumentan se acreditan; tienen saldo acreedor o están saldadas.

        Cuentas de resultados:

·       Las cuentas de resultado negativo se debitan.

·       Las cuentas de resultado positivo se acreditan.

       Gráficamente:

  

      Principales cuentas: análisis de cada una

Las cuentas se escriben con mayúscula y, en lo posible, sin abreviar; no obstante, se pueden utilizar abreviaturas conocidas.

1.   De activo (bienes y derechos de la empresa; saldo deudor; aumentan por el debe y disminuyen por el haber):

·       Caja: Dinero en efectivo (pesos en monedas y billetes) en la empresa (o ente, en general). (*)

·       Banco XX cuenta corriente: Dinero (pesos) depositado en una cuenta corriente en el banco XX. Este tipo de depósitos no genera intereses.

·       Banco XX caja de ahorro: Dinero (pesos) depositado en una caja de ahorro en el banco XX. Este tipo de depósitos permite obtener un interés reducido.

·       Banco XX plazo fijo: Dinero (pesos) depositado en un plazo fijo en el banco XX. El plazo fijo es una inversión que supone dejar dinero depositado en el banco durante cierto tiempo (y no extraerlo) a fin de obtener intereses (mayores que los de la caja de ahorro).

·       Deudores por ventas: Sumas a cobrar (derechos) a los compradores o clientes a quienes les vendimos mercaderías a crédito en cuenta corriente (de palabra, a plazos –30, 45, 60, 90, 120… días–, sin documentar); se trata de créditos (cuentas a cobrar) por ventas de mercaderías sin documentar (sin pagaré u otro documento similar mediante).

·       Deudores varios: Sumas a cobrar (derechos) a quienes les vendimos bienes que no son mercaderías, a crédito en cuenta corriente (de palabra, a plazos –30, 45, 60, 90, 120… días–, sin documentar), o que nos deben de palabra por otros conceptos (sin pagaré u otro documento similar mediante).

·       Documentos a cobrar: Pagarés a cobrar (derechos) que nos firmaron compradores, clientes u otros deudores. Se emplea en las ventas a crédito documentados y también cuando el comprador, cliente o deudor nos documenta su deuda en cuenta corriente (en este último caso, reemplazamos Deudores por ventas o Deudores varios por Documentos a cobrar). Son cuentas a cobrar documentadas mediante pagaré.

·       Mercaderías: Bienes o artículos de la empresa para la reventa.

·       Muebles y útiles: Bienes muebles (escritorios, sillas, mesas, sillones, máquinas de escribir, teléfonos, etc., y otros que pueden ser trasladados fácilmente, salvo los equipos de computación) propios de la empresa destinados al uso.

·       Equipos de computación: Computadoras, escáneres, impresoras, módems, parlantes de PC, etc., que la empresa utiliza en su actividad principal.

·       Instalaciones: Bienes adheridos a un edificio que posee la empresa para su uso (aires acondicionados, ventiladores de techo, calefactores, estanterías fijadas a la pared, carteles luminosos…).

·       Maquinarias: Máquinas de la empresa utilizadas en su actividad principal (tornos, soldadoras, compresores, etc.; empaquetadoras, hornos, mezcladoras, batidoras; etc.).

·       Rodados: Vehículos (autos, camiones, camionetas, motos…) que posee la empresa para su uso.

·       Terrenos: Terrenos de propiedad de la empresa destinados al uso; no se deprecian.

·       Edificios: Construcciones (locales, departamentos, casas, etc.) de propiedad de la empresa para su uso.

o      Los muebles y útiles, los equipos de computación, las instalaciones, las maquinarias, los rodados y los edificios se deprecian (pierden valor por el paso del tiempo y otras causas).

2.   De pasivo (deudas, compromisos, obligaciones; saldo acreedor; aumentan por el haber y disminuyen por el debe):

·       Proveedores: Sumas a pagar (deudas) por haber comprado mercaderías a crédito en cuenta corriente (de palabra, a plazos –30, 45, 60, 90, 120… días–, sin documentar).

·       Acreedores varios: Sumas a pagar (deudas) por haber comprado bienes que no son mercaderías a crédito en cuenta corriente (a plazos –30, 45, 60, 90, 120… días–, sin documentar), o por otros motivos. Se trata de cuentas a pagar por motivos diversos, distintos de las compras de mercaderías a crédito en cuenta corriente.

·       Obligaciones a pagar: Pagarés que firmamos y que debemos abonar (deudas documentadas). Se emplea en las compras a crédito documentados y también cuando documentamos deudas en cuenta corriente anteriores (en este último caso, reemplazamos Proveedores o Acreedores varios por Obligaciones a pagar).

3.   De patrimonio neto (capital y resultados acumulados; saldo acreedor; aumentan por el haber y disminuyen por el debe):

·       Capital: Total de los aportes hechos al ente por el dueño o los socios (o equivalentes).

·       Resultado del ejercicio: Ganancia o pérdida neta del ejercicio. La utilizaremos en el asiento de cierre de cuentas patrimoniales, en el de refundición de cuentas de resultados y en el de apertura. (Lo veremos más tarde).

4.   De resultado positivo (ingresos y ganancias, lo positivo u obtenido; saldo acreedor; aumentan por el haber y disminuyen por el debe):

·       Ventas: Ingresos por ventas de mercaderías; es la principal cuenta de resultado positivo en una empresa comercial.

·       Descuentos obtenidos: Descuentos conseguidos en las compras; rebajas por pago en efectivo o anticipado.

·       Intereses positivos: Recargos por ventas a crédito (intereses comerciales) y por depósitos a plazo fijo o en caja de ahorro (intereses bancarios).

·       Alquileres positivos: Ingreso por el alquiler de bienes propios de la empresa.

5.   De resultado negativo (gastos y pérdidas, lo negativo, cedido u otorgado; saldo deudor; aumentan por el debe y disminuyen por el haber):

·       Costo de mercaderías vendidas (CMV): Costo de las mercaderías que vendimos; este gasto da lugar a la principal cuenta de resultado negativo en una empresa comercial.

·       Gastos de administración: Gastos de oficina (papel, biromes, papelería de poco valor y en cantidades reducidas, etc.).

·       Gastos generales: Gastos menores, de diversa naturaleza y, usualmente, de escaso monto (artículos de limpieza, gastos atípicos no clasificados y de reducido importe, etc.).

·       Descuentos otorgados: Descuentos hechos a los compradores o clientes por compra al contado o pago anticipado.

·       Intereses negativos: Recargos que nos efectúan los proveedores o acreedores por compras a crédito; también corresponden por préstamos de dinero que tomamos.

·       Alquileres negativos: Alquiler de bienes de terceros que la empresa contrata y utiliza.

·       Luz y gas: Gastos correspondientes a dichos conceptos.

·       Teléfono e Internet: Gastos correspondientes a dichos conceptos.

·       Impuestos, tasas y contribuciones: Gastos correspondientes a dichos conceptos (impuesto inmobiliario, impuesto sobre los ingresos brutos, tasa de comercio, etc.).

·       Sueldos y jornales: Remuneraciones del personal de la empresa.

Unidad didáctica n.º 5: REGISTRACIONES CONTABLES

Partida doble: Sus principios

Es un método balanceante por el que, para registrar contablemente una operación, se realiza al menos una anotación en el debe y otra en haber y el total de estos (debe y haber) debe ser igual. Se basa en los fundamentos de la ecuación patrimonial o contable básica o estática (A = P + PN).

Se conoce también como método veneciano o italiano, porque los mercaderes de Venecia fueron los primeros en utilizarla. Hacia 1494 el fraile franciscano Luca Pacioli lo explica en su obra Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalità.

   Principios de la partida doble

1. No hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor.
2. Todo lo que entra por una cuenta debe salir por la misma.
3. En toda registración hay por lo menos una partida (anotación) en el debe y otra en el haber, siendo el total del debe igual al total del haber.
4. Las cuentas de activo se debitan cuando aumentan y se acreditan cuando disminuyen, tienene saldo deudor o están saldadas. Las cuentas de pasivo y de patrimonio neto se debitan cuando disminuyen y se acreditan cuando aumentan, tienen saldo acreedor o están saldadas.
5. Las cuentas de resultado negativo se debitan y las de resultado positivo se acreditan.

Libro Diario

-        Es un libro obligatorio, principal y de primera entrada o cronológico.

-        En él las operaciones se asientan día por día (en forma cronológica) y según el orden en que se vayan efectuando. (O mediante asientos resúmenes, si existen subdiarios). Se dice que es un libro de operaciones.

-        Según el Código de Comercio, debe llevarse encuadernado, foliado y rubricado, pero por la Ley 19 550 las sociedades comerciales pueden solicitar la utilización de medios electrónicos, magnéticos o computarizados, llegando incluso a reemplazar la impresión por la grabación en medios ópticos (cedés no regrabables, por ejemplo).

-        Cada registración se llama asiento, y contiene al menos una cuenta debitada y otra acreditada.